«Υποβολή καταστάσεων προσωπικού και προγραμμάτων ωρών εργασίας»
1. Κάθε εργοδότης υπαγόμενος στις διατάξεις του παρόντος υποχρεούται όπως μια φορά το χρόνο και κατά το χρονικό διάστημα από 15 Σεπτεμβρίου έως 15 Νοεμβρίου καταθέτει, καθ΄ οιονδήποτε τρόπο, στην αρμόδια υπηρεσία του Σ.ΕΠ.Ε.-Τμήμα Κοινωνικής Επιθεώρησης, εις διπλούν, πίνακα με την επωνυμία, το είδος, τον τόπο λειτουργίας και το Α.Φ.Μ. της επιχείρησης ο οποίος θα περιλαμβάνει τα παρακάτω στοιχεία ενός εκάστου των απασχολούμενων σε αυτή μισθωτών.
Α. Το ονοματεπώνυμο, ονοματεπώνυμο πατέρα και μητέρας, ηλικία και οικογενειακή κατάσταση (τέκνα).
Β. Την ειδικότητα, ημερομηνία πρόσληψης και την τυχόν προϋπηρεσία στην ειδικότητα.
Γ. Τον αριθμό κάρτας πρόσληψης (Ο.Α.Ε.Δ.), τον αριθμό μητρώου του Ι.Κ.Α., τον αριθμό βιβλιαρίου ανηλίκων (επί απασχολήσεων ανηλίκων) και τον αριθμό αδείας εργασίας αλλοδαπού (επί απασχολήσεως αλλοδαπού).
Δ. Τα στοιχεία του τεχνικού ασφάλειας και του γιατρού εργασίας, καθώς και το ωράριο απασχόλησης τους στην επιχείρηση.
Ε. Τη διάρκεια εργασίας (ώρες έναρξης και λήξης ημερήσιας εργασίας), το διάλειμμα και τις διακοπές εργασίας.
ΣΤ. Τις πάσης φύσεως καταβαλλόμενες αποδοχές,
κάθε εργοδότης υποχρεούται να καταθέτει μια φορά τον χρόνο πίνακα προσωπικού καταγράφοντας το σύνολο του προσωπικού, με τα πλήρη στοιχεία εκάστου όπως αυτά αναφέρονται,
Α έως ΣΤ, στην παράγραφο 1 του άρθρου 16 του Ν.2874/2000,
που απασχολεί με σχέση εξαρτημένης εργασίας στην επιχείρηση του κατά την ώρα υποβολής. (είτε αορίστου είτε ορισμένου χρόνου, κατά τον χρόνο υποβολής του πίνακα και εντός της νόμιμης προθεσμίας-Εγγρ.35043/685/20-10-2014 ).
Ο ανωτέρω πίνακας προσωπικού προσυπογράφεται υποχρεωτικά και από τον Προϊστάμενο Προσωπικού ή Οικονομικού ή Λογιστηρίου ή τον υπεύθυνο λογιστή που συμπράττει στη σύνταξη του, οι οποίοι βεβαιώνουν την ακρίβεια των πάσης φύσεως αποδοχών και έχουν όλες τις ευθύνες που προβλέπονται από το Ν. 1599/1986 (ΦΕΚ 75 Α΄). Τυχόν παράλειψη της υπογραφής από τον υπεύθυνο λογιστή αιτιολογείται από τον εργοδότη με δήλωση του Ν. 1599/1986 (ΦΕΚ 75 Α΄).
« Οι περιπτώσεις των εργοδοτών που αντιμετωπίζουν αντικειμενική αδυναμία πρόσβασης στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ λόγω: α) απογραφής τους στον ΕΦΚΑ χωρίς Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (ΑΦΜ) ή β) του γεγονότος ότι διαθέτουν μόνο Αριθμό Μητρώου Οικοδομοτεχνικού Έργου (ΑΜΟΕ), παραμένει σε ισχύ η διαδικασία κατάθεσης χειρόγραφου του έντυπου με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ ισχυουσών των προθεσμιών και της διαδικασίας που αφορούν τη χειρόγραφη υποβολή». αριθμ.πρωτ.
91869/2017 άρθρο 13 παράγραφος 13.2 του
Αριθμ. οικ.32143/Δ1.11288/2018 και άρθρο 13 παράγραφος 13.1-13.2 του Αριθμ. πρωτ.: 40090/Δ1.14024/2018
Η ορθότητα, η πληρότητα και η ακρίβεια των στοιχείων που περιλαμβάνονται στα πεδία των εντύπων και στα συνημμένα αρχεία καθώς και η τήρηση των διατάξεων σχετικά με την υπογραφή από εργοδότη, λοιπούς κατά περίπτωση υπόχρεους και εργαζόμενο, αποτελούν ευθύνη του εργοδότη ή του κατά περίπτωση υπόχρεου προς υποβολή στοιχείων ή των εξουσιοδοτημένων από αυτούς προσώπων. άρθρο 4 παράγραφος 4.24 του
Αριθμ. οικ.32143/Δ1.11288/2018 και άρθρο 4 παράγραφος 4.24 του Αριθμ. πρωτ.: 40090/Δ1.14024/2018
Κατά την ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου Ε4 «Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού», έχει προστεθεί η επιλογή «Προσυμπλήρωση εργαζομένων από τρέχουσα κατάσταση».
Μέσω της εν λόγω λειτουργίας δημιουργείται ο ετήσιος πίνακας προσωπικού βάσει των στοιχείων που προκύπτουν από την προηγούμενη υποβολή ετήσιου πίνακα προσωπικού 2017 και από τις ροές αναγγελιών (προσλήψεις, αποχωρήσεις, απολύσεις) που μεσολαβούν μέχρι την ημερομηνία υποβολής του νέου ετήσιου πίνακα 2018. Κατ' αυτόν τον τρόπο, διαμορφώνεται η τρέχουσα κατάσταση κάθε παραρτήματος και αποτυπώνεται ο αριθμός του συνόλου των εργαζομένων, βάσει βέβαια των στοιχείων που έχει δηλώσει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ο εργοδότης.
Για τον λόγο αυτόν οι εξωτερικοί χρήστες, οφείλουν να ελέγξουν με ιδιαίτερη προσοχή τα προσυμπληρωμένα στοιχεία, πριν υποβάλουν τον ετήσιο πίνακα μέσω της ανωτέρω διαδικασίας, ώστε να διορθώσουν τυχόν λάθη ή παραλείψεις.
Ωστόσο θα παρέχεται η δυνατότητα, κατά την ηλεκτρονική υποβολή ετήσιου πίνακα προσωπικού ( έντυπο Ε4 ), να συμπληρώνει προαιρετικά το « Έντυπο Έρευνας Ανίχνευσης Αναγκών των Επιχειρήσεων σε Ειδικότητες και Δεξιότητες». άρθρο 4 παράγραφος 4.12 του Αριθμ. οικ.32143/Δ1.11288/2018, εκάστου έτους. & άρθρο 4 παράγραφος 4.12 του Αριθμ. πρωτ.: 40090/Δ1.14024/2018
«Η συμπλήρωση του εντύπου αυτού αποτελεί μια προσπάθεια ανίχνευσης των αναγκών του ιδιωτικού τομέα ώστε να συνδράμει σημαντικά στην ανάπτυξη της επαγγελματικής εκπαίδευσης, στη στοχευμένη κατάρτιση και στην ανάπτυξη του θεσμού της μαθητείας».
Κατά την ηλεκτρονική υποβολή δε του ως άνω εντύπου προστίθεται επιλογή «Προσυμπλήρωση εργαζομένων από τρέχουσα κατάσταση», οπότε θα δημιουργείται ο τρέχων ετήσιος πίνακας προσωπικού βάσει των στοιχείων που προκύπτουν από την προηγούμενη υποβολή του πίνακα προσωπικού έτους 2017 και από τις ροές αναγγελιών (προσλήψεις, αποχωρήσεις, απολύσεις) που μεσολαβούν μέχρι την ημερομηνία υποβολής του ετήσιου πίνακα προσωπικού 2018. Έτσι, διαμορφώνεται η τρέχουσα κατάσταση κάθε παραρτήματος και αποτυπώνεται ο ακριβής αριθμός του συνόλου των εργαζομένων σε σχέση με την απασχόληση, παράγραφος 8 του Αριθμ. πρωτ.: οικ.: 31349/95/15.9.2014
Δεν επιτρέπεται η συμπλήρωση πεδίων που αφορούν μισθό ή ημερομίσθιο πλήρους απασχόλησης, υπολειπομένου από το νομοθετημένο κατώτατο μισθό ή ημερομίσθιο. άρθρο 4 παράγραφος 4.25 του Αριθμ. οικ.32143/Δ1.11288/2018 και άρθρο 4 παράγραφος 4.25 του Αριθμ. πρωτ.: 40090/Δ1.14024/2018
Δεν επιτρέπεται η συμπλήρωση πεδίων που αφορούν αναλογία μισθού ή ημερομισθίου μερικής απασχόλησης ή εκ περιτροπής εργασίας, υπολειπομένου από την αντίστοιχη αναλογία μισθού ή ημερομισθίου από το νομοθετημένο κατώτατο μισθό ή ημερομίσθιο. άρθρο 4 παράγραφος 4.26 του Αριθμ. οικ.32143/Δ1.11288/2018 και άρθρο 4 παράγραφος 4.26 του Αριθμ. πρωτ.: 40090/Δ1.14024/2018
Ειδικότερα, ο εργοδότης δεν μπορεί να εισάγει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ μεικτές αποδοχές υπολειπόμενες των αποδοχών που προκύπτουν βάσει του τύπου της περίπτ. δ' της υπ' αριθ. πρωτ. 41815/Δ.10.199/16.9.2016 εγκυκλίου. άρθρο 4 παράγραφος 4.26 του Αριθμ. πρωτ.: 40090/Δ1.14024/2018
Όταν πρόκειται για εργατοτεχνίτες και εργαζομένους που αμείβονται και ασφαλίζονται βάσει κυμαινόμενων ανά μήνα αποδοχών, οι αποδοχές αυτές αφορούν μέσες (πλασματικές) μηνιαίες αποδοχές. Η καταβολή των δεδουλευμένων αποδοχών, των δώρων εορτών, του επιδόματος αδείας, κτλ για αυτούς τους εργαζομένους πραγματοποιείται βάσει του συστήματος αμοιβής με ημερομίσθιο άρθρο 4 παράγραφος 4.26 του Αριθμ. πρωτ.: 40090/Δ1.14024/2018
Από 01-10-2016 έχει τεθεί σε εφαρμογή η διασταύρωση στοιχείων εργαζομένων μέσω διασύνδεσης των συστημάτων ΓΓΔΕ και ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, συγκεκριμένα σε περίπτωση καταχωρήσεως λάθους στοιχείων το ΠΣ Εργάνη θα εμφανίζει σχετικό μήνυμα λάθους και δεν θα επιτρέπεται η οριστική υποβολή εντύπων εάν τα καταχωρηθέντα στοιχεία δεν ταυτίζονται με αυτά της ΓΓΔΕ. Η ΓΓΔΕ ήδη διαθέτει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ διαδικτυακή υπηρεσία (web service) Πληροφοριών Μητρώου. Συγκεκριμένα, η υπηρεσία αυτή, λαμβάνοντας ως παράμετρο εισόδου τον ΑΦΜ ενός Φυσικού ή Μη Προσώπου, επιστρέφει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ πληροφορίες για τα ακόλουθα:
• τα βασικά στοιχεία του Φορολογούμενου (Φυσικό ή Μη Φυσικό Πρόσωπο)
• τα στοιχεία Επικοινωνίας (Διεύθυνση -Τηλέφωνο)
• τον εμπορικό Τίτλο της Επιχείρησης και τις Δραστηριότητες
• πρόσθετα στοιχεία Επιχειρήσεων (Φυσικά και Μη Φυσικά Πρόσωπα). (Αριθ. πρωτ.:
41815/Δ.10.199/16.9.2016)
Η συμπλήρωση του εντύπου αυτού αποτελώντας μια πρώτη προσπάθεια ανίχνευσης των αναγκών του ιδιωτικού τομέα θα συνδράμει σημαντικά στην ανάπτυξη της επαγγελματικής εκπαίδευσης, στη στόχευση της κατάρτισης και στην ανάπτυξη του θεσμού της μαθητείας.
Για να επιτευχθεί η πλήρης και ακριβής απογραφή του εργατικού δυναμικού που απασχολείται με εξαρτημένη εργασία ιδιωτικού δικαίου σε οποιονδήποτε εργοδότη της χώρας υπάρχει και η επιλογή υποβολής Ε4 Ετήσιου Συμπληρωματικού πίνακα, ο οποίος κατατίθεται μόνο για απασχολούμενους που εργάζονταν την ώρα υποβολής του Ε4-Ετήσιου πίνακα αλλά δεν συμπεριλήφθηκαν σε αυτόν. (Αρ.πρ.
40990/50/25-2-2015)
Εννοείται ότι για την ηλεκτρονική υποβολή και του συμπληρωματικού ετήσιου πίνακα ισχύει η καθορισμένη προθεσμία κατάθεσης, δηλαδή έως και την 31 Οκτωβρίου.
Ως ημερομηνία υποβολής των εντύπων θεωρείται η ημερομηνία επιτυχούς ηλεκτρονικής καταχώρησης αυτών στο σύστημα με αυτόματη απόδοση στον αποστολέα-εργοδότη μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου. άρθρο 5 παράγραφος 5.20 του
Αριθμ. οικ.32143/Δ1.11288/2018 & άρθρο 5 παράγραφος 5.20 του Αριθμ. πρωτ.: 40090/Δ1.14024/2018
Σε περίπτωση παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών, ηλεκτρονική υποβολή δεν είναι δυνατή, αλλά ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ, με ανάλογη εφαρμογή των προβλεπόμενων κυρώσεων από την κείμενη νομοθεσία περί εκπρόθεσμης υποβολής των εντύπων. άρθρο 5 παράγραφος 5.21 του
Αριθμ. οικ.32143/Δ1.11288/2018 & άρθρο 5 παράγραφος 5.21 του Αριθμ. πρωτ.: 40090/Δ1.14024/2018
Σε περίπτωση μεταβολής αποδοχών η οποία συμπίπτει μέσα στο χρονικό διάστημα από 1 Οκτωβρίου έως και 31 Οκτωβρίου, αρκεί μόνον η ενημέρωση του Ετήσιου Πίνακα προσωπικού ( αρκεί να γίνει μέσα σε 15 ημέρες από την μεταβολή ) με τις νέες αποδοχές χωρίς την υποχρέωση υποβολής και του Πίνακα Τροποποίησης Αποδοχών.
Το ύψος του συμφωνηθέντος ημερομισθίου και το γεγονός της καταβολής κυμαινόμενων ανά μήνα αποδοχών μπορεί, προαιρετικά, να καταγράφεται στο πεδίο παρατηρήσεων του Ε4. Στο ίδιο πεδίο μπορεί να καταγράφεται και κάθε άλλη χρήσιμη διευκρίνιση που αφορά τις αποδοχές, τον εργαζόμενο, την εργασιακή σχέση, κτλ.
άρθρο 4 παράγραφος 4.26 του Αριθμ. πρωτ.: 40090/Δ1.14024/2018
Μετά την συμπλήρωση και αποθήκευση των στοιχείων για όλους τους εργαζόμενους επιλέγουμε το κουμπί «Επιστροφή στον Πίνακα»το οποίο εμφανίζει το σύνολο των εργαζομένων με τα συμπληρωμένα στοιχεία, αφού γίνει ένας επιπλέον έλεγχος για την ορθότητα των στοιχείων που καταχωρήθηκαν προχωράμε στην Υποβολή του Πίνακα και στην εκτύπωση του.
Με την ολοκλήρωση της υποβολής του εντύπου στο σύστημα εκτυπώνεται αντίγραφο αυτού στο οποίο αποδίδεται και αποτυπώνεται αριθμός πρωτοκόλλου και ημερομηνία υποβολής. Το αντίγραφο αποτελεί για τον εργοδότη και τον κατά περίπτωση υπόχρεο αποδεικτικό υποβολής το οποίο χρησιμοποιείται νομίμως. άρθρο 4 παράγραφος 4.4 του
Αριθμ. οικ.32143/Δ1.11288/2018 και
άρθρο 4 παράγραφος 4.4 του Αριθμ. πρωτ.: 40090/Δ1.14024/2018
Προσοχή: Με μέριμνα του εργοδότη o πίνακας προσωπικού/ωρών εργασίας, αναρτάται σε εμφανές σημείο του τόπου εργασίας χωρίς τη στήλη των καταβαλλόμενων αποδοχών προφυλασσόμενο κατάλληλα από τυχόν φθορές.
παράγραφος 4 του άρθρου 16 του Ν.2874/2000
